La politique d'admission et de « conservation d'un lit » varie. De plus, « l'ouverture » et la « clôture » des dossiers des clients peuvent varier selon l'institution. En effet, certaines institutions choisissent de « clôturer » un dossier lorsque le client passe une nuit à l'hôpital, et ensuite, « d'ouvrir » un nouveau dossier lors de son retour dans l'institution le lendemain. D'autres institutions gardent le dossier du client ouvert lorsque celui-ci est admis temporairement à l'hôpital. En ce qui concerne l'interRAI LTCF, la date de la première admission est la date à laquelle le client est admis, pour la première fois dans l'institution, peu importe la manière dont l'institution choisit « d'ouvrir » et de « clôturer » ses dossiers.
Regardez dans le dossier du client. Si les dates vous semblent imprécises ou si elles ne sont notées nulle part, adressez-vous au gestionnaire du service des admissions ou de l'administration médicale.
Utilisez 2 chiffres pour noter le jour et le mois et 4 chiffres pour l’année. Ne laissez aucune case vide. Si le jour ou le mois ne comporte qu’un seul chiffre, remplissez la première case avec un 0. Par exemple, pour le 4 mai 2007 :
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