FAQ

RAI - interRAI

Le Resident Assessment Instrument (RAI) a été développé à la fin des années 1980 aux Etats-Unis.

Cet instrument d’évaluation permettait de mettre en évidence la situation de santé et le bien-être des personnes âgées, de manière standardisée et structurée, dans le but de réaliser un plan de soins et un monitoring de qualité. Par la suite, d’autres instruments d’évaluation interRAI ont été développés pour les autres secteurs de soins. Une maladie chronique ou invalidante suppose qu’on ne puisse pas faire appel à des services dans différentes entités de soins, simultanément ou à des moments successifs. En avril 2005, après un processus de restructuration complexe et pour tenir compte de l’intégration de ces différents services, de nouveaux instruments d’évaluation interRAI (Integrated Suite of Assessment instrument) mieux intégrés les uns aux autres, ont été autorisés par “interRAI”. Les instruments d’évaluation interRAI aident les utilisateurs (soignants) de différents contextes de soins (les maisons de repos et maisons de repos et de soins, les organisations de soins à domicile, les hôpitaux...) à collecter des informations structurées concernant les besoins en soins du client et ses capacités. Les instruments d'évaluation interRAI permettent ainsi aux soignants de juger le fonctionnement, la santé et le soutien social du client ainsi que son utilisation des services. Certains aspects des outils jouent le rôle de « signaux d'alarme » et lient les données collectées lors de l’évaluation à un problème de base décrit dans un CAP (Clinical Assessment Protocols). Ces "signaux d'alarme ou triggers " ont été sélectionnés pour identifier les clients qui pourraient avoir besoin de soins dans une des nombreuses zones à problèmes mises en évidence dans les CAP. Les recommandations proposées varient selon le CAP et offrent la possibilité de résoudre le problème, en diminuant le risque de déclin de la santé ou en créant un climat favorable à son amélioration. Chaque CAP comprend des directives permettant d’analyser les situations pertinentes et sous-jacentes afin de réaliser un plan de soins holistique et de grande qualité, moyennant une autonomie et une flexibilité maximales des utilisateurs (soignants). En résumé, les instruments d’évaluation interRAI tiennent surtout compte des compétences réelles des clients et beaucoup moins de ce que les clients ne sont pas (plus) capables de faire (déficits). Les CAP utilisent cette règle comme base. Les CAP proposent en effet des recommandations (de soins) afin d’améliorer la santé du client. Ils informent les utilisateurs (soignants) sur la manière et la mesure dans laquelle le client peut encore récupérer ou s’améliorer. Ils les informent également si ce n’est potentiellement plus possible. Top

Que signifient les instruments d’évaluation interRAI pour les institutions de soins, pour les organisations de soins à domicile... ?

InterRAI offre la possibilité de réaliser des évaluations, des plans de soins et des politiques de soins basés sur une observation systématique des besoins des utilisateurs. Un output est généré à partir des données encodées. Ces résultats sont liés à la planification individuelle de soins (CAP et échelles de soins incorporées), à la qualité des soins délivrés dans les unités et les institutions de soins, et aux aspects de la politique de soins des services et des institutions (emploi de Manpower, besoins en soins…). Enfin, la méthodologie utilisée permet de mettre en place des actions et de réaliser des comparaisons. En résumé, il s’agit d’un instrument qui, au niveau de la base des soins, au niveau des services et au niveau des dispositifs, présente / éclaircit les besoins en soins réels des utilisateurs sur base de données qui sont utilisées lors de l’établissement du soin direct, de l’organisation des services et de la politique des dispositifs. Top

Que ne sont pas les instruments d’évaluation interRAI ?

Les instruments interRAI recueillent, groupent, organisent et apportent des éclaircissements. Ils ne sont pas des dossiers (électroniques) de soins ou des planificateurs automatiques. Ils signalent les problèmes potentiels et proposent quelques recommandations et des protocoles afin de faire face aux problèmes tout en laissant aux utilisateurs et aux institutions de soins une autonomie maximale. Top

A quel point les instruments d'évaluation interRAI permettent-ils un système de suivi du client ?

Des réévaluations régulières sont effectuées afin de suivre les changements des besoins en soins du client. De même, chaque membre de l'équipe interdisciplinaire peut demander une réévaluation partielle, en cas de changement significatif de la demande en soins. Cette méthode de travail offre, en outre, le grand avantage de permettre une meilleure interaction entre les différents contextes de soins. Par exemple, lorsqu’une personne est transférée du domicile vers l’hôpital et éventuellement après vers une institution de soins, les informations à son sujet peuvent être échangées. Top

Comment les instruments d’évaluation interRAI peuvent-ils aider les utilisateurs ?

Via les items enregistrés, les instruments d’évaluation interRAI aident les utilisateurs (soignants) des maisons de repos, des maisons de repos et de soins et des organisations de soins à domicile… à collecter l’information concernant les besoins en soins du client et ses points forts. Un plan de soins peut être établi à partir des informations collectées. Ils aident, en outre, à évaluer les objectifs établis dans le plan de soins et, ensuite, à l’adapter. Les instruments d’évaluation interRAI aident les utilisateurs (soignants) à avoir une vue "holistique" du client. Top

Quels CAP sont calculés en fonction des différents contextes de soins ?

Liste des CAP en fonction des contextes de soins. Top

En quoi consiste l'activation des CAP ?

Les CAP sont des “signaux d’alarme”. Ils servent à signaler les problèmes tant potentiels qu’actuels de manière à ce que ceux-ci puissent être évalués en fonction du plan de soins dont le client peut bénéficier (voir également Déclencheurs des CAP). Top

BelRAI

BelRAI est un projet pilote belge permettant d’enregistrer, de manière standardisée et informatisée, des données de clients dans les différents contextes de soins.

Afin d’encourager une approche interdisciplinaire, il est possible d’enregistrer et de conserver tous les avis, parfois divergents, formulés par les médecins, les paramédicaux et autres professionnels concernant les différents items de l'instrument d'évaluation interRAI. Après avoir répondu à toutes les questions et après avoir passé en revue les divergences d'opinions des utilisateurs (soignants), le responsable de l’instrument d’évaluation peut faire calculer les résultats par le système. Les problématiques éventuellement décelées ainsi que les recommandations peuvent finalement être utilisées de manière autonome par les utilisateurs (soignants) et les institutions de soins afin de réaliser un plan de soins holistique ainsi qu’un monitoring de qualité.
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Objectif et responsables du traitement des données

Le projet BelRAI se fixe comme objectif d’examiner les avantages et les inconvénients dus à l’utilisation des instruments d’évaluation InterRAI pour les soins des personnes âgées vivant à domicile, dans une maison de repos, une maison de repos et de soins ou séjournant dans un autre contexte. L’étude émane du Ministère de la Santé Publique Sécurité de la Chaîne Alimentaire et Environnement. La recherche se déroule sous la responsabilité du Professeur Dr. Anja Declercq de la K.U.Leuven et du Professeur Dr. Christiane Gosset de l’ULg. Cette étude ne remplace nullement le traitement ou les soins qu'un client reçoit ou devrait recevoir.

Au cours du projet, une analyse approfondie des conditions nécessaires à l’implémentation des instruments d’évaluation interRAI dans différents contextes de soins a été réalisée. Les données personnelles des professionnels de la santé sont également traitées au sein de cette application. Les responsables du traitement des données personnelles pour ce projet sont:

• K.U.Leuven, department maatschappelijke gezondheidszorg:
  • Groupe de recherche 1: LUCAS, Centrum voor zorgonderzoek en consultancy Kapucijnenvoer 39, PB 5310, 3000 LEUVEN
    • Personne de contact: Prof. Dr. Anja Declercq
    • Téléphone: +32 (0) 16 33 69 10
    • Fax: +32 (0) 16 33 69 22
    • E-mail: anja.declercq@med.kuleuven.be
  • Groupe de recherche 2: CZV, Centrum voor Ziekenhuis- en Verpelgings-wtenschap, Kapucijnenvoer 35/4, 3000 LEUVEN
    • Personne de contact: Prof. Dr. Koen Milisen
    • Téléphone: +32 (0) 16 33 69 85
    • Fax: +32 (0) 16 33 69 70
    • E-mail: koen.milisen@med.kuleuven.be
• Université de Liège, Département des Sciences de la Santé Publique:
  • Groupe de recherches du Prof. Dr. Christiane Gosset
    • Personne de contact: Prof. Dr. Christiane Gosset
    • Téléphone: +32 04 366 25 04
    • Fax: +32 04 366 28 12
    • E-mail: cgosset@ulg.ac.be

En vertu de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée concernant le traitement des données à caractère personnel, les utilisateurs (soignants) ont le droit de consulter et de corriger leurs données personnelles traitées et conservées par BelRAI. Ce qui signifie que toutes les données personnelles éventuellement erronées ou incomplètes peuvent être modifiées gratuitement. Top

Droits d’accès et de rectification.

En vertu de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée concernant le traitement des données à caractère personnel, les utilisateurs (soignants et clients) ont le droit de consulter et de corriger leurs données conservées par BelRAI. Cela implique qu'ils peuvent faire corriger, si nécessaire, des données personnelles incorrectes ou incomplètes. Un(e) client(e) a le droit de consulter ses données dans BelRAI via son gestionnaire de client.Lorsque le client est représenté (par exemple en cas d’incapacité de décision ou de fait), seul le représentant peut demander l’accès aux données du client.

Le gestionnaire de client peut également vérifier quels utilisateurs du système BelRAI ont accès aux données du client. A l'avenir le client pourrait même le faire lui-même. Le client peut toujours décider – via son gestionnaire de client – de refuser l'accès à ses données à certains utilisateurs ou à certaines catégories d'utilisateurs (à l'exception des professionnels de la santé au sens de l'AR78). Top

Problèmes de connexion ?

Voir Accès au site. Top

Qu'est-ce qu'un conseiller en sécurité ?

Un conseiller en sécurité est désigné pour l'ensemble de l'application et pour chaque groupe individuel (contexte, collaboration, hôpital,…). La désignation d’une personne en tant que conseiller en sécurité pour un groupe déterminé se fait par autorisation du conseiller en sécurité du groupe supérieur. S’il n’y a pas de groupe supérieur, l’autorisation se fait par le conseiller en sécurité général de BelRAI. Ce dernier est à son tour désigné par eHealth. Le conseiller en sécurité doit pouvoir exercer sa fonction de manière indépendante et doit être au courant de la politique de la protection de la vie privée et des mesures de sécurité. Il veille au respect strict de la politique de la vie privée et peut, entre autres, vérifier les logs d’accès afin de déterminer une éventuelle utilisation abusive de l’application web. Il ou elle ne peut être gestionnaire de groupe et ne peut avoir accès aux dossiers individuels des clients. Le conseiller en sécurité ne doit être ni un professionnel de la santé ni un spécialiste IT. Les organisations qui possèdent déjà un conseiller en sécurité (par exemple les hôpitaux) peuvent attribuer à ce même conseiller la responsabilité de la sécurité dans le système BelRAI. Les organisations qui n'ont pas encore de conseiller en sécurité doivent en désigner un pour BelRAI.

Consulter la page Conseillers en sécurité
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Que signifie un log ?

Toutes les actions concernant les clients que les utilisateurs effectuent une fois connectés au site BelRAI sont enregistrées. Ces logs peuvent être consultés afin de vérifier d'éventuelles infractions à la protection de la vie privée et sont conservés 30 ans. Les actions suivantes sont enregistrées dans la base de données BelRAI:

• toutes les actions des utilisateurs qui ont une influence sur la vie privée des clients,
• toutes les actions qui adaptent l'accès des utilisateurs aux clients, aux types d'informations ou aux instruments d’évaluation;
• modifications de l’instrument à l'instrument.

Les outils suivants sont disponibles afin de détecter un abus éventuel sur base des logs:

• par client: toutes les actions des utilisateurs loggés qui ont accès au client. Seul le gestionnaire de client peut voir l'ensemble des logs;
• par instrument d’évaluation: toutes les actions sur le site liées à cet instrument d’évaluation. Seul le responsable d’instrument d’évaluation peut voir l'ensemble des logs;
• par groupe: toutes les actions sur le site qui sont liées directement à ce groupe. Seul le gestionnaire de groupe peut voir l'ensemble des logs.

Les connexions sont elles-mêmes sécurisées au moyen de mesures qui garantissent la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité. De plus, les conseillers en sécurité ont une large vue d'ensemble des logs:

• vue d'ensemble de toutes les actions effectuées en ligne dans BelRAI. Seul le conseiller en sécurité peut consulter l'ensemble de ces logs;
• vue d'ensemble des actions effectuées en ligne spécifiques concernant les droits d'accès: adaptation des droits d'accès dans les matrices; adaptation du contenu de l'instrument via CMS (Content Management System), tentatives de connexions infructueuses (“not autorized”) – pour lesquelles l'utilisateur est inconnu. Seul le conseiller en sécurité BelRAI peut consulter l'ensemble de ces logs;
• vue d'ensemble de toutes les actions effectuées en ligne dans un groupe déterminé: à savoir toutes les actions effectuées en ligne qui ont un lien direct avec ce groupe, toutes les actions effectuées en ligne de tous les utilisateurs dans ce groupe, toutes les actions qui ont un lien avec les clients, les membres de ce groupe et enfin, toutes les actions effectuées en ligne ayant un rapport avec les instruments d’évaluation de ces clients. Seul le conseiller en sécurité de ce groupe peut consulter l'ensemble de ces logs.

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Quelles sont les mesures de sécurité utilisées par BelRAI ?

Grâce à la connexion à la plate-forme eHealth, il est garanti que seuls les utilisateurs (soignants) reconnus puissent avoir accès à l'application web BelRAI en vue d'un échange réciproque de données de soins concernant les clients. Ainsi, le secret professionnel partagé est assuré. Seules les personnes tenues au secret professionnel (médical) peuvent avoir accès au système BelRAI. Le système de sécurité BelRAI fonctionne à partir de plusieurs filtres de sécurité utilisés les uns après les autres. Ceux-ci déterminent si un utilisateur a accès ou non à des données déterminées sur le site web. Ces filtres déterminent successivement si l'utilisateur a accès :

• au système;
• à un client (rôle important du gestionnaire de client et du gestionnaire de groupe);
• à des fonctions déterminées via les matrices d'accès dans le système.

Les matrices d'accès déterminent entre autres:

• quels rôles dans le système ont accès aux fonctions déterminées comme : consulter les réponses définitives de l’instrument d’évaluation, examiner les résultats sans participation, créer des clients, créer des groupes,…;
• quels rôles les utilisateurs en possession d’autres rôles peuvent créer dans le système BelRAI. De cette manière, on évite que les utilisateurs s’octroient, à eux–mêmes ou à d’autres, des droits d’accès illégitimes supérieurs à ceux que leur rôle dans le processus leur permet.
• quels rôles dans le système ont accès à des types d'informations déterminés (données sociales, médicales,…) regroupées dans les "questions types".

Les données du client qui sont échangées via le système BelRAI entre les différents utilisateurs – qui sont autorisés à en disposer – sont cryptées (SSL/HTTP) de manière à ce qu'il soit impossible à une personne étrangère au système de savoir quelles données sont envoyées. Les données du client sont conservées dans la base de données BelRAI d'une manière cryptée. Les personnes qui ont un accès direct à la base de données (par exemple les informaticiens qui développent et mettent à jour l'application web de BelRAI) ne peuvent, par cette voie, consulter et modifier les données personnelles. Enfin, le canal de communication entre tous les utilisateurs et le serveur BelRAI est crypté. Toutes les actions concernant les clients que les utilisateurs loggés effectuent sont dans les Logs. Le système BelRAI est adapté afin de sécuriser les logs par des mesures garantissant la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité. Les loggings sont sauvegardés en dehors du système BelRAI et peuvent être consultés par les conseillers en sécurité. Top

ADMINISTRATION

Quel est le rôle de la plateforme eHealth ?

Grâce à eHealth, il est garanti que seuls les soignants reconnus peuvent avoir accès à l'application web de BelRAI afin d'échanger des données de soins concernant les clients. C'est pourquoi le secret professionnel partagé est assuré. Seules les personnes tenues au secret professionnel (médical) peuvent avoir accès au système BelRAI. Lorsqu'un utilisateur (soignant) souhaite se connecter au site BelRAI, il est d'abord redirigé vers la plate-forme eHealth. EHealth veille:

1. à l'authentification: l’utilisateur se connecte avec sa carte d'identité électronique (eID) et son code pin.
2. à la vérification: eHealth vérifie quelle est la qualification professionnelle de l’utilisateur à partir de sources authentiques et validées. [1] Ainsi, il est vérifié si l'utilisateur est bel et bien un médecin reconnu, un membre du personnel infirmier, etc.

Si l'utilisateur passe les deux étapes avec succès, il reçoit un accès à BelRAI. Une fois sa qualification confirmée par eHealth, ses droits d'accès au système sont adaptés en fonction de son rôle suivant les matrices d'accès BelRAI. Ainsi, seules les personnes qui sont reconnues comme "utilisateurs autorisés" – soignants – par la plate-forme eHealth reçoivent un accès au système BelRAI. Pour le moment (septembre 2009) il s’agit uniquement des médecins et du personnel infirmier. D’autres rôles seront ajoutés pour que la plate-forme eHealth puisse les vérifier sur base de sources authentiques. Un utilisateur pouvant avoir accès à BelRAI via différents rôles doit faire un choix. Par exemple, si l'utilisateur est à la fois médecin – AR n°78 du 10 novembre 1967 relatif à l'exercice des professions de soins de santé – et psychologue (loi du 8 novembre 1993 protégeant le titre de psychologue), il doit choisir un seul rôle. Ces droits d'accès et donc les fonctions qu'il pourra effectuer dans BelRAI sont déterminés par ce choix. Cet accès basé sur une fonction détermine, pour chaque utilisateur, quelles actions il peut effectuer sur le site web BelRAI (ex. créer un instrument d’évaluation, consulter les résultats, créer un nouveau client, etc.) et à quelle sorte de questions types il a accès (ensemble de certaines questions concernant par exemple le domaine médical, social, le comportement, etc.) La liste suivante indique quelles catégories d'utilisateurs (rôles) peuvent ou pourront utiliser BelRAI, à condition que la plate-forme eHealth puisse vérifier ces différentes fonctions et qualifications professionnelles dans les sources authentiques validées (car seuls les utilisateurs reconnus par la plate-forme eHealth pourront accéder à BelRAI):

Cette liste reprend les catégories d'utilisateurs (rôles) qui auront accès au site de production officiel BelRAI à partir du 19 octobre 2010

• médecins, pharmaciens, dentistes, kinésithérapeutes et infirmiers (Arrêté Royal n° 78 du 10 novembre 1967 relatif à l'exercice des professions des soins de santé);
• psychologues (loi du 8 novembre 1993 protégeant le titre de psychologue);
• aides soignants (Arrêté Royal du 18 juin 1990 portant fixation de la liste des prestations techniques de soins infirmiers et de la liste des actes pouvant être confiés par un médecin à des praticiens de l'art infirmier, ainsi que des modalités d'exécution relatives à ces prestations et à ces actes et des conditions de qualification auxquelles les praticiens de l'art infirmier doivent répondre)
• podologues (Arrêté Royal du 15 octobre 2001 relatif au titre professionnel et aux conditions de qualification requises pour l'exercice de la profession de podologue et portant fixation de la liste des prestations techniques et de la liste des actes dont le podologue peut être chargé par un médecin );
• diététiciens (Arrêté Royal du 19 février 1997 relatif au titre professionnel et aux conditions de qualification requises pour l'exercice de la profession de diététicien et portant fixation de la liste des prestations techniques et de la liste des actes dont le diététicien peut être chargé par un médecin );
• logopèdes (Arrêté Royal du 20 octobre 1994 relatif au titre professionnel et aux conditions de qualification requises pour l'exercice de la profession de logopède) ;
• assistants sociaux (loi du 12 juin 1945 sur la protection du titre d’assistant social);
• ergothérapeutes (Arrêté Royal du 8 juillet 1996 relatif au titre professionnel et aux conditions de qualification requises pour l'exercice de la profession d'ergothérapeute et portant fixation de la liste des prestations techniques);
• masters/licenciés en gérontologie;
• masters/licenciés en orthopédagogie;
• bacheliers en pédagogie;
• bacheliers en sciences familiales;
• bacheliers en sciences de réadaptation;
• masters en thérapie psychomotrice;
• bachelier en psychologie appliquée (assistant psychologique);
• managers (par exemple le directeur d’une maison de repos et de soins, le responsable d’une organisation de soins à domicile, le responsable d’un hôpital, le chef de service) ceux-ci ont uniquement accès aux données agrégées et non pas aux dossiers de soins individuels des clients;
• collaborateurs des services des soins familiaux;
• chercheurs (pour des données statistiques);
• conseiller en sécurité d’une organisation;
• conseiller en sécurité général pour BelRAI;
• administrateur système.

Dans tous les cas, tous les utilisateurs de la base de données BelRAI doivent respecter la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel et son décret d’application. Il est essentiel de souligner que les données collectées ne sont jamais envoyées à eHealth.

[#1] Les sources authentiques validées sont des bases de données de fond, gérées par les acteurs du secteur des soins de santé ou par des prestataires de service ICT qu’ils se sont choisis. Ils peuvent utiliser ces sources lors de l’exercice de leur fonction dans le secteur des soins de santé

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Qui a accès aux données personnelles (clients) dans BelRAI (accès en fonction du rôle) ?

Avoir accès aux données du client via la plate-forme eHealth n'est que le premier filtre de sécurité dans le système BelRAI. C'est le rôle de l'utilisateur dans le processus de soins qui détermine ce que cet utilisateur peut faire avec les données d'un client dans le système. L'application web BelRAI détermine les rôles qui ont un accès standard à des données définies et si cet accès peut éventuellement être modifié pour un instrument d’évaluation spécifique.

Dans le système, chaque utilisateur/soignant a un rôle déterminé qui est lié à sa fonction dans le processus de soins. Cet accès en fonction du rôle détermine, pour chaque utilisateur, quelles actions il peut effectuer sur le site web de BelRAI (ex : démarrer un instrument d’évaluation, consulter les résultats, créer un nouveau client, etc.) et à quelle sorte de questions types (ensemble de questions déterminées concernant par ex. le domaine médical, social, le comportement, etc.) il a un accès standard parmi tous les clients qui lui sont accessibles.

Un utilisateur ne peut remplir des questions types déterminées pour un client spécifique uniquement lorsqu'il a été autorisé à participer à l'évaluation de ce client.

Lors de l'ouverture d’un instrument d’évaluation, l'accès standard à des questions types déterminées peut être modifié pour un rôle déterminé si cela s’avère nécessaire.

Le principe de base est que l'accès aux informations sur le site web de BelRAI est limité selon le principe du "need to know". Les utilisateurs de l'application BelRAI peuvent uniquement consulter les informations relatives à leurs clients dont ils ont strictement besoin dans le cadre de l’exécution de leurs soins. Afin de pouvoir remplir un instrument d’évaluation RAI spécifique, la décision peut donc être prise, si cela s’avère nécessaire, d’élargir ou de restreindre l’accès à certaines données dans le chef de certains utilisateurs de l’application BelRAI.

Dans tous les cas, tous les utilisateurs de la base de données BelRAI doivent respecter la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel et son décret d’application. L’accès à BelRAI ne pourra être accordé aux utilisateurs qu’après le consentement explicite par écrit du client via le gestionnaire de client.

Le système BelRAI ne permet pas la création d'un nouveau client sans que le consentement éclairé ne soit signé. A ce propos, et à l’exception des professionnels des soins de santé visés par l’Arrêté Royal n ° 78 du 10 novembre 1967 relatif à l'exercice des professions de la santé, la section Santé du Comité Sectoriel souhaite que les autres catégories d'utilisateurs du système BelRAI soient indiquées expressément dans le formulaire de consentement éclairé ; ce consentement pouvant être annulé à tout moment par le client (le client doit pouvoir déterminer par catégories d'utilisateurs si ceux-ci peuvent avoir accès ou non à ses données). Un consentement éclairé n'est donc pas nécessaire pour chaque utilisateur individuel.

Un utilisateur qui peut avoir accès à BelRAI via différents rôles doit faire un choix. Par exemple, si l'utilisateur est à la fois médecin – AR n°78 du 10 novembre 1967 concernant l'exercice des professions des soins de santé – et psychologue (loi du 8 novembre 1993 protégeant le titre de psychologue), il doit choisir un seul rôle. Ces droits d'accès et donc les fonctions qu'il pourra effectuer dans BelRAI sont déterminés par ce choix.

En outre, il existe 3 fonctions spécifiques différentes dans BelRAI:

• le gestionnaire de client,
• le gestionnaire de groupe et
• le responsable de l’instrument d’évaluation.

La politique d'accès de BelRAI est telle que la flexibilité est possible entre les différentes situations de soins (“intra muros” et “extra muros”), tout en garantissant la protection de la vie privée des clients.

Présentation schématique de la hiérarchie des groupes et de la politique d'accès dans BelRAI

Voir Accès au site. Top

Quelles sont les fonctions existantes dans BelRAI ?

Dans BelRAI, il existe 3 fonctions spécifiques (l'une n'excluant pas l'autre) impliquant chacune des responsabilités: gestionnaire de client, gestionnaire de groupe et responsable de l'instrument d'évaluation. D'un point de vue pratique, un soignant peut être en même temps gestionnaire de client, gestionnaire de groupe et responsable de l'instrument d'évaluation (relative ou non à un même client).

Remarque: un gestionnaire de groupe est également considéré comme un soignant dans ce goupe. Top

Comment peut-on modifier le statut du CONSENTEMENT ECLAIRE dans BelRAI ?

Seul le gestionnaire de client peut modifier le statut du consentement éclairé via la page de détails du client. Top

Quelles actions pouvez-vous entreprendre dans BelRAI ?

Les actions que vous pouvez entreprendre peuvent être très variées. Ces actions sont déterminées par l'état d'avancement de l’instrument d’évaluation, par votre rôle dans BelRAI et par les droits que vous procure ce rôle. Voir plus loin dans cette rubrique. Top

Qui peut créer (introduire) un client dans BelRAI ?

Tous les utilisateurs ne peuvent pas créer un client dans le système BelRAI. Les utilisateurs qui peuvent créer des clients sont déterminés selon une matrice d'accès ("rôles avec accès à des fonctions déterminées" ou Accès en fonction du rôle).

Pour créer un nouveau client, il faut encoder les données d'une personne sur la page "Nouveau client" – "Profil". La consultation des données personnelles est divisée/partagée graduellement selon la nature diversifiée et la sensibilité de ces données. Nous distinguons:

• Les données publiques (nom, sexe, date de naissance) qui peuvent être consultées par chaque soignant qui a accès au système BelRAI. L'objectif est de créer une identification unique pour pouvoir éventuellement demander un accès au client;
• Les données personnelles (nom, sexe, date de naissance, langue maternelle parlée, profession ou statut à l'admission, niveau d'études) qui peuvent être consultées par chaque soignant qui (quel que soit son rôle) a accès au client. L'objectif est de pouvoir s'adresser correctement au client dans le cadre de l'octroi des soins;
• Les données de contact (lieu de vie, contacts, coordonnées du médecin traitant, coordonnées de la personne de contact, disponibilités ?) qui peuvent être consultées uniquement par les "professionnels tels que décrits dans l'AR n°78" et qui ont accès au client;
• Les données d'identification (lieu de naissance, pays d'origine, nationalité, état civil, numéro de carte SIS, numéro d'assurance maladie, numéro de police d'assurance maladie) qui peuvent être uniquement consultées par le gestionnaire du client.

En principe, les données personnelles sensibles sont traitées uniquement par un personnel médical ou par d'autres personnes tenues au secret professionnel (médical) ou à une confidentialité équivalente. Il s'agit ici d'un principe essentiel. Dans tous les cas, tous les utilisateurs de la base de données BelRAI doivent respecter la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel et son décret d’application. Afin de garantir le respect du secret professionnel et d'accroître la confiance du client dans le système BelRAI, la section Santé du Comité Sectoriel de la Sécurité sociale et de la Santé recommande que le gestionnaire de client soit un professionnel des soins de santé au sens de l' AR n°78 du 10 novembre 1967 relatif à l'exercice des professions de soins de santé, et de préférence un médecin. Au début du processus, au moins un "gestionnaire de client" est désigné pour le client mais il peut il y en avoir plusieurs. Par la suite, d'autres gestionnaires de client peuvent encore être éventuellement désignés par le(s) gestionnaire(s) de client existant(s). Le gestionnaire de client est indiqué sur le consentement éclairé et est juridiquement responsable du non-respect de celui-ci. Top

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de client ?

Cette fonction spécifique (comme le gestionnaire de groupe et le responsable de l’instrument d’évaluation) peut jouer le rôle d'un utilisateur (soignant) dans BelRAI. La fonction de gestionnaire de client constitue une sorte de relation de confiance entre le client et l'utilisateur. De plus, le client confie à ce professionnel des soins de santé le soin de gérer ses données à caractère personnel dans BelRAI et de veiller à la protection de sa vie privée. L’accès à BelRAI ne pourra être accordé aux utilisateurs qu’après le consentement explicite par écrit du client qu’il aura donné au moyen d’un formulaire de consentement éclairé. Via ce formulaire, le client donne son accord pour se faire enregistrer dans BelRAI (voir: qui peut créer un client dans BelRAI) et pour conférer l’accès à la (aux) catégorie(s) concernée(s) d’utilisateurs via le gestionnaire de client (rôles). Il peut à tout moment révoquer son consentement. Il n’y a pas de formulaire de consentement éclairé par utilisateur. Le consentement éclairé – dans lequel le gestionnaire de client est inscrit – est conservé par le gestionnaire de client ou son administration. Le gestionnaire de client est la seule personne qui puisse adapter le profil d'un client dans le système (ses caractéristiques d'identification comme la date de naissance, l'état civil, le niveau de formation, etc.). Le gestionnaire de client est aussi le seul à pouvoir déterminer quels sont les utilisateurs qui peuvent accéder aux données à caractère personnel de son client. Ceci peut se faire en affiliant son client à des groupes et/ou en donnant à un utilisateur un accès individuel aux données à caractère personnel du client. A tout moment, le gestionnaire de client peut adapter ou annuler l'accès d’un autre utilisateur. Par exemple, si un client souhaite qu’un seul médecin spécifique à un contexte déterminé ou à un groupe ait accès à ses données, alors le gestionnaire de client peut supprimer son client de ce contexte de soins ou du groupe et donner un accès individuel au médecin. Chaque client a, en principe, un gestionnaire de client mais il peut en avoir plusieurs. Afin de garantir le respect du secret professionnel et d'accroître la confiance du client dans le système BelRAI, la section Santé du Comité Sectoriel de la Sécurité sociale et de la Santé recommande que le gestionnaire de client soit un professionnel des soins de santé au sens de l' AR n°78 du 10 novembre 1967 relatif à l'exercice des professions de soins de santé, et de préférence un médecin. Dans tous les cas, tous les utilisateurs de la base de données BelRAI doivent respecter la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel et son décret d’application. Le gestionnaire de client est indiqué sur le consentement éclairé et est juridiquement responsable du non-respect de celui-ci. Top

Qui peut créer un groupe dans BelRAI ?

Seuls certains utilisateurs (en fonction de la matrice d'accès BelRAI "Rôles avec accès à des fonctions déterminées", ex. médecin, personnel infirmier,…) peuvent créer des groupes (avec au moins un gestionnaire de groupe ) dans le système BelRAI. Top

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de groupe ?

C'est une fonction spécifique (comme le gestionnaire de client et le responsable de l’instrument d’évaluation ) via laquelle un utilisateur est autorisé à désigner d’autres utilisateurs comme membres d’un groupe. La responsabilité du gestionnaire de groupe est de donner l'accès aux utilisateurs, accès uniquement nécessaire à la procédure de soins. Attention: un groupe doit avoir un gestionnaire de groupe au minimum. Cependant, les utilisateurs peuvent avoir accès uniquement aux données des clients présents dans les groupes dont ils font eux-mêmes partie. Top

Qu'est-ce qu'un groupe ?

Dans un groupe, des clients peuvent être attribués à des utilisateurs et vice versa. Les groupes peuvent également être structurés de manière hiérarchique: Un groupe peut fonctionner comme groupe principal de plusieurs sous-groupes (ex. un hôpital est un groupe principal et les différents services sont les sous-groupes de l'hôpital). Chaque groupe peut avoir au maximum un groupe principal. Les utilisateurs peuvent recevoir uniquement l’accès aux données des clients présents dans le(s) groupe(s) au(x)quel(s) ils appartiennent. Seul le gestionnaire de groupe peut rendre les utilisateurs membres d’un groupe. Via son gestionnaire de client, un client peut être membre d’un ou de plusieurs groupes. Top

Que signifie un accès basé sur le groupe ?

L'accès basé sur le groupe signifie que les utilisateurs ont accès aux clients s’ils appartiennent au même groupe que ceux-ci. Cet accès est basé sur la combinaison des fonctions de confiance, le gestionnaire de client (détermine les groupes dont son client peut faire partie et qui a éventuellement un accès individuel au client) et le gestionnaire de groupe (celui-ci détermine quels sont les prestataires qui peuvent faire parie du groupe). Le gestionnaire de client fait donc entièrement confiance au gestionnaire de groupe qui a la responsabilité d'accepter uniquement les utilisateurs de BelRAI strictement nécessaires au processus de soins et à la prise en charge du client. Top

Qui peut créer (introduire) un utilisateur (soignant) dans BelRAI ?

Une personne est automatiquement créée comme nouvel utilisateur (soignant) dans BelRAI à partir du moment où elle se connecte pour la première fois via eHealth. Elle peut ensuite adapter ses données personnelles. Il est également possible de créer à l’avance une personne comme utilisateur (soignant) dans BelRAI. Cette fonction ou possibilité est cependant limitée à certains rôles. Via une matrice d'accès, il est défini avec quels rôles (ex. médecins) les utilisateurs peuvent créer d'autres rôles dans le système BelRAI. Les médecins peuvent créer des utilisateurs avec presque tous les rôles (médecins, infirmiers, pharmaciens, dentistes,…). Par contre, le personnel infirmier ne peut créer que d'autres utilisateurs infirmiers. De cette manière, on évite que les utilisateurs s’octroient, à eux –mêmes ou à d’autres, des droits d’accès illégitimes supérieurs à ceux que leur rôle dans le processus leur permet. Le fait de créer à l’avance des utilisateurs (soignants) dans BelRAI peut être intéressant au point de vue administratif. Les utilisateurs peuvent, par exemple, déjà être placés dans un certain groupe. Cependant, dans le système BelRAI, cela n’a aucune influence sur l’accès réel au système de ces utilisateurs. Les utilisateurs qui sont créés au préalable dans BelRAI et qui seront reconnus en tant que tels dans le système pourront entrer en fonction après la procédure de connexion via la plateforme eHealth.

Ainsi, dès que le rôle du soignant est confirmé par eHealth, il pourra jouer ce rôle dans BelRAI. Il n’est donc d’aucune utilité à donner un rôle incorrect à un soignant dans le but de contourner le système de sécurité. Top

Quels utilisateurs (soignants) vous sont accessibles ?

Il s’agit de tous les utilisateurs qui font partie du/des groupe(s) au(x)quel(s) vous appartenez. Les utilisateurs individuels – qui ne sont pas membres d'un groupe – n'en font donc pas partie. Top

Quels clients vous sont accessibles ?

Il s’agit de toute personne dont vous êtes le gestionnaire de client, toute personne qui appartient à votre/vos groupe(s) ou tout personne pour laquelle vous avez un accès individuel. Top

Que signifie avoir un accès individuel à un client ?

Le gestionnaire de client peut donner, s'il l'estime nécessaire en fonction du processus de soins, un accès individuel à un utilisateur (qui ne fait pas partie d'un groupe) aux données d'un client déterminé. L’intérêt d’un accès individuel est:

• le fait que l'utilisateur X (qui ne fait pas partie du groupe du client Y) puisse tout de même consulter les détails du client Y;
• le fait qu'un responsable de l’instrument d’évaluation puisse toujours désigner un utilisateur X pour participer à un nouvel instrument d’évaluation (compléter un instrument d’évaluation), ou que l'utilisateur X puisse lui-même ouvrir un nouvel instrument d’évaluation (en tant que responsable de l' instrument d’évaluation) pour le client Y.
• le fait que l'utilisateur X puisse également consulter les résultats de l’instrument d’évaluation quand l’instrument d’évaluation est fermé.

Ceci est impossible pour l’utilisateur X s’il n’a pas d’accès individuel au client Y. Top

Qu’est-ce qu’un accès d’urgence ou overrule ?

Dans BelRAI, la politique de protection de la vie privée et les mesures de sécurité veillent à ce que les utilisateurs (soignants) reçoivent uniquement un accès aux informations des clients qui leur sont strictement nécessaires pour leurs prestations de soins. Dans la pratique quotidienne, un certain nombre de situations peuvent toutefois survenir, dans lesquelles ces limitations empêchent la continuité des soins. C’est pourquoi, un accès exceptionnel aux données d’un client sera prévu, dans la mesure du possible, afin de prévenir les situations d’urgence ou à la demande du client lui-même. Cet accès d’urgence sera permis de manière individuelle, sera limité dans le temps et sera également repris dans les Logs. Le but de cette mesure d’exception est d’assurer que le système BelRAI sera fonctionnel dans la pratique quotidienne et de ne pas enrayer le système d’accès en fonction du rôle de BelRAI. Les modalités doivent être discutées à l’avenir. Top

Qu'est-ce qu'un responsable de l’instrument d’évaluation ?

C'est une fonction spécifique (comme le gestionnaire de client et le gestionnaire de groupe) qu’un utilisateur peut jouer dans le système de BelRAI. Le responsable de l’instrument d’évaluation est responsable de la validation et de la clôture des instruments d’évaluation. Cela signifie qu'il peut examiner les réponses de tous les utilisateurs participants faisant partie de l'équipe de soins interdisciplinaire (également après l'expiration de la date finale, l'instrument étant en "Attente") et qu’il peut prendre une décision en cas de réponses éventuellement contradictoires. Il peut résoudre les incohérences ou encore compléter les réponses manquantes. Ensuite, il peut calculer les résultats avant de fermer l’instrument d’évaluation. Dès que celui-ci est fermé, les résultats sont disponibles pour tous les utilisateurs qui ont un accès sur base de leur fonction/rôle (matrices d'accès BelRAI). Attention: un seul responsable de l’instrument d’évaluation devra être désigné à l'ouverture d'un instrument d’évaluation.

Remarques:

• Le responsable de l'instrument d'évaluation peut avancer ou reporter la date de fin d'encodage de l'instrument pendant la période de 10 jours d'ouverture de l'instrument.
• Depuis le début du projet, les équipes de recherche ont opté pour ne désigner qu’un seul responsable de l’instrument d’évaluation lors de l’ouverture d’un instrument. En effet, la responsabilité partagée n’est pas toujours la meilleure option car elle engendre des complications dans la répartition des tâches. Pour faire face, dans la pratique, à des circonstances imprévues ou particulières – et en ne perdant pas de vue la continuité des soins – une proposition sur les accès d’urgence, l’overrule et la délégation a été introduite auprès de la Commission de la protection de la vie privée. Actuellement, cette proposition n’a cependant guère progressé, et cette problématique fera l’objet d’une évaluation dans le projet BelRAI.

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Qu’est-ce qu’un utilisateur (soignant) participant ?

Les soignants participants sont les soignants qui doivent remplir l’instrument d’évaluation avec le responsable de l’instrument d’évaluation. Si aucun soignant participant n'est indiqué (création de l’instrument d’évaluation : étape 4), l’instrument d’évaluation peut uniquement être rempli par le responsable de l’instrument d’évaluation. Top

Que signifie avoir accès à des questions types déterminées ?

Chaque utilisateur (soignant) a un rôle défini au sein du système lié à sa fonction dans le processus de soins. Cet accès en fonction du rôle détermine pour chaque utilisateur quelles actions il peut effectuer sur le site web BelRAI (ex. ouverture d'un l’instrument d’évaluation, consulter les résultats, créer un nouveau client, etc.) et pour quelle sorte de questions types (ensemble de questions déterminées concernant le domaine médical, social, le comportement, etc.). Il a un accès standard pour tous les clients qui lui sont accessibles. Un utilisateur peut cependant participer seul à l’évaluation d’un client, il peut également compléter les questions concernant certaines questions types pour ce client spécifique s’il y a été invité. Si un type de question est coché pour un utilisateur déterminé, il ne sera pas autorisé à remplir toutes les questions de ce type ou l'ensemble de questions.

Si cela s’avère nécessaire, l'accès standard défini peut être modifié pour certains rôles à certaines questions, lors de la création de l’instrument d’évaluation. Certaines questions types ne peuvent cependant pas être modifiées comme l’a imposé la section Santé du Comité Sectoriel de la Sécurité sociale et de la Santé.

Attention: si vous cochez toutes les questions types pour un utilisateur déterminé, il/elle ne pourra pas remplir chaque question. Par contre, le responsable de l’instrument d’évaluation est toujours autorisé à répondre à toutes les questions. Si aucun utilisateur participant n'est désigné lors de l'ouverture d'un instrument d’évaluation, il pourra être rempli uniquement par le responsable de l’instrument d’évaluation et la possibilité d'accorder des droits d'accès n’est pas pertinent. Top

Quelle est la composition des questions types ?

Toutes les questions types se composent d’une ou de plusieurs questions (ensemble d’informations), items ou rubriques des différents instruments d’évaluation interRAI (Home Care, LTCF et Acute Care).
(La question type "Katz" est composée de "Dépendance physique" et "Dépendance psychique" et n’a aucun rapport avec les instruments d’évaluation interRAI).

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Qui a accès aux résultats ?

Ont accès aux résultats d'un instrument d’évaluation (CAP, Echelles de soins, profils de santé,…): d'une part, les utilisateurs qui répondent à l’instrument d’évaluation, quel que soit leur rôle, et d'autre part, les utilisateurs qui n’ont pas participé à l’instrument d’évaluation mais qui ont accès aux données du client (d'après la décision du gestionnaire de client) et qui ont accès à la fonction "Voir les résultats sans participation" sur base de leur role. Top

Comment choisir un instrument d’évaluation interRAI pour votre client ?

• Choisir lors d’une première évaluation ...
  • l’instrument d’évaluation interRAI LTCF (Long Term Care Facility = institution pour des soins de longue durée) pour un client se trouvant dans une MRPA, une MRS ou dans une autre institution de soins de longue durée ;
  • l’instrument d’évaluation interRAI HC (Home Care = soins à domicile) pour un client inscrit dans une organisation de soins à domicile;
  • l’instrument d’évaluation interRAI AC (AC = soins aigus) pour un client hospitalisé.
• Choisir, lors d’une évaluation ultérieure (deuxième, troisième, …) d’un client dont l’évaluation précédente (la dernière) n’a pas été clôturée, le même instrument d’évaluation interRAI
• Choisir, lors d’une évaluation ultérieure (deuxième, troisième…) d’un client dont l’évaluation précédente (la dernière) a bien été clôturée, entre un instrument d’évaluation interRAI LTCF, HC ou AC, en fonction de la situation du client (institution de soins de longue durée, organisation de soins à domicile ou hôpital).
  

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Que signifie le cycle de vie d’un instrument d’évaluation ?

L’instrument d’évaluation comprend trois phases:

• Phase 1 : “ouverture pour être complété”

L’instrument d’évaluation est ouvert pour être complété afin que les questions dans les différentes sections de l’instrument d’évaluation interRAI puissent être remplies. Les utilisateurs (soignants) qui participent à l’évaluation peuvent maintenant répondre aux questions concernant le client. Le responsable de l’instrument d’évaluation peut aussi répondre mais ne peut pas encore, au cours de cette phase, faire calculer les résultats.

• Phase 2 : “attente de la fermeture du l'instrument d'évaluation”

Le délai imparti pour remplir l’instrument d’évaluation a expiré, la date limite pour l’encodage est dépassée. Les utilisateurs (soignants) qui participent à l'évaluation ne peuvent plus apporter de changements à leurs questions. C’est au cours de cette phase que le responsable de l’instrument d’évaluation peut compléter les réponses manquantes, résoudre les contradictions et les inexactitudes, éventuellement via la concertation interdisciplinaire. Une fois ces incohérences résolues, le responsable de l’instrument d’évaluation peut laisser BelRAI calculer les résultats (plusieurs fois, si besoin). Après vérification des résultats, il peut fermer l’instrument d’évaluation.

• Phase 3 : “fermeture”

Le responsable de l’instrument d’évaluation a fermé l’instrument d’évaluation. Les réponses aux différentes questions des instruments d’évaluation interRAI et les résultats qui en découlent (CAP, Echelles...) sont définitifs dans cette phase. Ils ne peuvent plus être adaptés ou changés ni par les utilisateurs (soignants) participants ni par le responsable de l’instrument d’évaluation. Les résultats peuvent maintenant être consultés par toutes les personnes qui ont accès à ces informations. La fermeture de l'instrument d'évaluation permet que les données puissent être anonymisées afin d'être utilisées plus tard dans le calcul des statistiques.
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PROBLEMES D'ENCODAGE

Numéro de la carte SIS

Le numéro de carte SIS se situe en bas à gauche de la carte SIS.

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Représentant légal du client

La personne qui peut assumer la responsabilité du client peut être vérifiée dans l'instrument d'évaluation interRAI (HC, LTCF). Cette personne peut être un avocat-conseiller ou tuteur légal, un conseiller juridique, un administrateur provisoire, un représentant désigné par le client, un représentant informel ou une représentation par un soignant. Top

Qu'est-ce qu'une date de référence de l'évaluation ?

Objectif : pour tout item de l'évaluation, une date de référence commune doit être fixée par les soignants. Bien que les soignants puissent réaliser l'évaluation d'un client à différents moments, la date de référence de l'évaluation doit être déterminée en commun, et doit se situer dans la période d'évaluation. De cette façon, il est garanti que tous les items évaluant la situation, le traitement et l'utilisation de remèdes par le client se réfèrent à la même période.

Définition : la date de référence de l'évaluation est le point final spécifique de l'évaluation interRAI ou de la période d'observation. La majorité des items renvoient à la situation du client à un moment donné, généralement aux 3 jours précédant la fin de la période d'observation. La date de référence de l'évaluation détermine la date finale la plus appropriée pour réaliser les périodes d'observation ou d'évaluation communes. Tous les items renvoient à cette date à partir de ce point final. Certains items couvrent la période de 3 jours avant la date de référence, d'autres items une période de 30 jours, etc.

Remarque importante : le responsable de l'instrument d'évaluation peut encore apporter, après la date limite d'encodage, des modifications aux données introduites et cela avant que les résultats soient calculés. La valeur de cette date limite d'encodage comme date de référence de l'évaluation est determinée par le temps laissé par le responsable de l'évaluation entre la date limite d'encodage et la date à laquelle les résultats on été calculés. Donc, plus rapidement le responsable de l'instrument d'évaluation demande au système de calculer les résultats, plus ceux-ci seront représentatifs de la véritable situation du client. Top

La période de clôture d’une évaluation (actuellement de 10 jours maximum) peut-elle être allongée dans le cadre d’une concertation pluridisciplinaire au sein d'une organisation de soins à domicile ?

La date de fin d’encodage limite peut être modifiée (avancée ou reportée) durant la période de remplissage maximale de 10 jours autorisée par le responsable de l’instrument (pour Acute Care et le questionnaire économique, cette période est de maximum 5 jours). La période maximale de remplissage pour les soignants participants dès le démarrage de l'évaluation ne dépasse jamais 10 jours, ou 5 jours pour Acute Care et le questionnaire économique.

Au début de l’évaluation, la date de fin d’encodage (la durée de la période d’encodage est de 5 ou 10 jours maximum) doit être déterminée. Durant cette période (phase 1 de l’évaluation), l’évaluation reste « ouverte (pour encodage) » pour que les soignants qui participent à l’évaluation puissent répondre aux questions. Le responsable de l’instrument peut aussi répondre aux questions mais, dans cette phase, il ne peut pas encore calculer les résultats. Si souhaité, le responsable de l'instrument peut, dans cette phase, allonger la période d’encodage jusqu’à maximum 5 ou 10 jours si ça n’est pas encore le cas. Une fois la date de fin d'encodage expirée, l’évaluation passe en phase 2 « En attente (de clôture) ». Si la période maximale autorisée n'est pas encore dépassée, l’évaluation peut repasser en phase 1 « ouverte (pour encodage) en prolongeant la date de fin d’encodage (dans la période maximale autorisée).

En phase 2 « attente (de clôture) », le moment pour remplir l’instrument est expiré. Désormais, les soignants qui participent à l’évaluation ne peuvent plus apporter de changement. Dans cette phase, l’objectif est que le responsable de l’instrument parcoure l’évaluation et résolve toutes les questions manquantes, les contradictions et les inexactitudes, éventuellement via une concertation multi- ou interdisciplinaire. Le responsable de l’instrument a, pour cela, un temps illimité (s’il ne se passe rien, l’évaluation reste en phase 2). Si les incohérences sont résolues, le responsable de l’instrument peut faire calculer les résultats par BelRAI (plusieurs fois si nécessaire). Le responsable de l’instrument, après vérification et contrôle des résultats (tous les résultats pouvaient-ils être calculés ?) clôturer l’évaluation. Plus vite le responsable de l’instrument fait calculer les résultats, plus ils seront représentatifs de l’état actuel du patient. Pour clôturer, le responsable de l’instrument va sur la page « Mes instruments »>> clique sur le lien « Résultats » à côté de l’évaluation qu’il veut clôturer >> va sur la page avec les résultats des CAP, Echelles et Profils de Santé pour son client>> et clique sur « Enregistrer et fermer » tout en-dessou à gauche.

Après la clôture, l'instrument passe en phase 3 : "Fermé". Les réponses aux différentes questions de l’instrument et les résultats qui en découlent (CAP et Echelles) sont, dans cette phase, définitifs : plus rien ne peut être modifié ni changé, ni par les soignants participants ni par le responsable de l’instrument. Les résultats peuvent maintenant être consultés par ceux qui ont accès à ce client. Une fois l'instrument clôturé, les données sont anonymisées afin de pouvoir les traiter dans des statistiques par la suite.

Comment puis-je, en tant que responsable, modifier la date de fin d'encodage d'un instrument d'évaluation ?

Le responsable de l'instrument d'évaluation peut modifier la date de fin d'encodage (avancer/reporter) lorsque l'instrument est dans la situation (phase) "Ouvert" ou "En attente". Top

Dois-je, en tant que responsable de l'instrument d'évaluation, attendre que tous les soignants participants aient répondu à leurs questions pour pouvoir remplir l'instrument d'évaluation ?

Le responsable de l'instrument d'évaluation peut déjà compléter les questions pour lesquelles il peut répondre. Dès que la date de fin d’encodage est dépassée, le responsable de l'instrument d'évaluation doit parcourir les réponses des soignants participants et les reprendre ou les changer si nécessaire. Top

Comment puis-je recopier des réponses ?

Comment recopier des réponses ? Top

Comment se fait le calcul des résultats ?

Le calcul se fait sur base des réponses et/ou des confirmations du responsable de l'instrument d'évaluation. Lorsqu’un médecin remplit la liste des médicaments, le responsable doit la reprendre ou la corriger en cas d’erreur ou de modification entre le remplissage de l'instrument d'évaluation par le médecin et le contrôle par le responsable de l'instrument d'évaluation. S’il ne le fait pas, cet item est repris comme resté sans réponse. Top

En tant que gestionnaire de client, j’ai accordé à un soignant un accès individuel à un client. Quand le soignant se connecte, il peut voir les détails du client mais il ne peut pas voir les instruments d’évaluation ouverts ou y prendre part. Pourquoi accorder un accès individuel à quelqu’un ?

Lors de la « création » d’un client, on demande de rendre le client membre d’un groupe de soignants déterminé. Supposons que le client X fasse partie du groupe « préparation ». Tous les soignants qui appartiennent à ce groupe ont accès à ce client. Cela signifie qu’ils peuvent voir les détails du client. Supposons maintenant que le soignant Z n’appartienne pas au groupe « préparation » mais au groupe « formation ». Le soignant Z n’a donc pas accès au client X. Le gestionnaire de client peut décider d’accorder quand même au soignant Z l’accès au client X via l’octroi d’un accès individuel. Cela signifie que le soignant Z reçoit autant de droits que les soignants du groupe “préparation”, notamment la possibilité de voir les détails du client X. Le soignant Z, tout comme les autres soignants du groupe “préparation”, ne peut voir ou remplir un instrument d'évaluation ouvert tant que le responsable de l'instrument d'évaluation ne lui a pas signifié d’y prendre part. L'avantage de l’octroi d’un accès individuel est :

• le fait que le soignant Z (qui n’appartient pas au groupe “préparation”) peut quand même voir les détails du client X;
• le fait qu'un responsable d'instrument d'évaluation peut toujours indiquer à un soignant Z de prendre part à un nouvel instrument d'évaluation ou que le soignant Z peut commencer un nouvel instrument d'évaluation (en tant que responsable de l'instrument d'évaluation) pour ce client X;
• le fait que le soignant Z peut également consulter les résultats de l'instrument d'évaluation lorsque celui-ci est clôturé. Si le soignant Z n’a pas d’accès individuel au client X, alors il ne peut pas consulter ces résultats.

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Pourquoi certains CAP ne peuvent-ils pas être calculés ?

Quand des items déterminés de l’instrument d’évaluation interRAI (qui font fonction de CAP-triggers) ne sont pas remplis ou le sont de façon incomplète dans BelRAI, les CAP concernés ne peuvent pas être calculés par la suite (tout comme les échelles de soins). Il est donc très important de répondre à toutes les questions le plus soigneusement possible.

Remarques:

• Item B2a (Section B, HC & AC): étant donné que la réponse à cet item permet de calculer des résultats (le CAP « Risque d’entrée en institution » & MAPLe entre autres), il est donc recommandé de compléter cet item (ou de reprendre la réponse) à chaque évaluation.
• Home Care Section R: veuillez toujours compléter (sauf en cas de décès) la Section R « Perspectives de sortie et état général ». L’item R2 « Changement significatif … » est primordial pour le calcul des résultats (des CAP « AVQ », « Perte cognitive », « Médication appropriée » et « Incontinence fécale »).

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Encoder les médicaments dans BelRAI.

Au cours des formations, il a été demandé que le remplissage des médicaments dans BelRAI soit réalisé par une seule personne (infirmier, médecin…).Il s’agit ici toujours de données qui sont fixées (prescrites par les médecins) et rendent l’interprétation superflue. Attention : n’oubliez pas que le responsable de l'instrument d'évaluation (qui peut être un médecin, mais généralement pas) reste responsable pour la vérification de l’introduction des données (comme pour les autres sections). Dans une prochaine phase du projet, une fonctionnalité sera prévue afin de faciliter l'encodage des médicaments (par l'intégration avec les applications de soins existantes). Top

Dois-je remplir un nouvel instrument d’évaluation interRAI chaque fois que la médication change ou dois-je encoder les changements dans le dernier instrument d’évaluation complété ?

L’objectif du remplissage d’un instrument d’évaluation interRAI (MDS) est d’identifier de manière précise l’emploi des médicaments (correspondant à la période d’évaluation) et de l’enregistrer. Ici, les médicaments et les modifications de leur dosage doivent être établis séparément. Une nouvelle évaluation, après clôture de la période d’évaluation, ne doit être réalisée que s’il y a eu un changement significatif dans la situation du client. L’équipe de soins doit cependant noter les changements (petits ou passagers) dans le dossier du client et accomplir les interventions cliniques nécessaires. Dans ces cas, on s’attend à ce que la situation de santé du client revienne à son point de départ endéans une courte période de 1 à 2 semaines Top

Il y a quelques semaines, un instrument d’évaluation interRAI a été rempli pour le client X. Maintenant, sa situation a brusquement changé de manière significative. Puis-je encore modifier l’évaluation qui a été remplie et clôturée ?

Un instrument d'évaluation qui a déjà été rempli et clôturé ne doit et ne peut pas être modifié quand la situation du client change. Les petites modifications dans la situation du client doivent être notées dans le dossier client. Tenir et documenter le dossier du client fait partie de la responsabilité de l’institution afin d’offrir les soins et les prestations de service nécessaires. Remplir un nouvel instrument d’évaluation interRAI pour rendre compte des changements n’est pas obligatoire à moins que le client n’ait vécu un changement significatif dans sa situation. Pour pouvoir donner les soins appropriés au client en cas de changement significatif, remplissez aussi vite que possible une nouvelle évaluation. Top

Que signifie un changement significatif de situation ?

Un changement significatif est défini comme un changement important dans la situation du client qui n’est pas ponctuel, mais qui a des répercussions sur plus d’un aspect de l’état clinique du client et qui requiert une évaluation multidisciplinaire ou une révision du plan de soins. Une évaluation du fait d’un changement de situation significatif peut être réalisée quand le modèle de changement est cohérent et qu’une aggravation ou un progrès survient dans 2 domaines ou plus (éventuellement dans un domaine déterminé) (Manuel HC, Section A1 ou Manuel LTCF, Section A1) Top

Qu’entend-on par "problème ponctuel" ?

Un problème est ponctuel quand il disparaît de lui-même (en général endéans les 2 semaines) sans autre intervention ultérieure de l’équipe de soins que les interventions cliniques standards liées au patient. Top

Comment coder les petits problèmes (pas les changements significatifs) ou les problèmes ponctuels ?

Pour des petits problèmes ou des problèmes temporaires dans la situation du patient, les réévaluations ne sont pas nécessaires. L’équipe de soins doit noter les changements passagers dans le dossier du patient (carte de soins...) et procéder aux interventions cliniques nécessaires. Dans ces cas, on attend que la situation problématique du client revienne à son point de départ endéans une courte période de 1 à 2 semaines. Top

Quand réaliser une évaluation de sortie ?

Lisez attentivement. Section A1 dans le manuel HC ou Section A1 dans le manuel LTCF. Top

Que dois-je faire en cas d’interruption prématurée de l’évaluation (en cas de sortie ou de décès) ?

Lisez attentivement. Section A1 dans le manuel HC ou Section A1 dans le manuel LTCF. Top

Il peut arriver que le client sorte ou soit admis à l’hôpital avant la clôture de l’évaluation, lors de la première admission.

Lisez attentivement Section A1 dans le manuel HC ou Section A1 dans le manuel LTCF. Top

Dans quel délai l’instrument d’évaluation interRAI doit-il être complété en totalité ?

Si l’institution le désire, l’instrument d’évaluation interRAI peut être complété intégralement le jour de l’admission. Ceci exige cependant que les soignants soient dans une large mesure désignés pour le client et entre autre que la famille du client soit reprise comme source d’information sur la situation de ce dernier. Ceci par opposition aux situations où il y a plus de temps pour l’observation. Une évaluation rapide et un passage en revue des CAP sont utiles et souhaitables pour de courtes admissions. Top

Que signifie un code ATC ?

Vous trouverez des explications concernant le code ATC (Anatomical Therapeutical Chemical) sur le site web du C.B.I.P. asbl Centre Belge d’Information Pharmacothérapeutique. Dans le fichier Excel ("liste des spécialités pharmaceutiques") disponible sur le site de l'INAMI, sont repris les codes ATC valables le 1er novembre 2010. Le 1er janvier de chaque année, l'INAMI met à jour, sur base des mises à jour de la liste de l'OMS, la table de base des codes ATC et les codes ATC des spécialités pharmaceutiques remboursables.

Liste des codes ATC pour les médicaments les plus utilisés Top

Que signifie ICD ?

• International Classification of Diseases ou Classification Internationale des Maladies

• The World Health Organisation et ICD

• ICD-9

• ICD-10

• ICD-9-CM

• ICD-10-CM

• ICF

• International Classification of Diseases, ninth revision, Clinical Modification

• Tables de recherche 2005-2006-2007-2008-2009-2010

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Que sont les profils de santé ?

Objectif: ces "Profils de santé" sont une initiative visant à centraliser pour un client déterminé les données interRAI les plus pertinentes pour les infirmières et les médecins. Grâce à leur collaboration, nous espérons pouvoir évaluer cette initiative et sa plus value dans un processus de soins de qualité.

Un profil de santé infirmier et médical est prévu pour les instruments d'évaluation HC et LTCF. La sélection des différents profils de santé s'effectue à l'aide de la liste déroulante en haut à droite de la page des résultats. Le profil de santé infirmier est sélectionné par défaut.

En ce qui concerne l'instrument d'évaluation AC, il n'y a aucune distinction faite entre le profil de santé infirmier et médical. Cependant, un profil de santé est prévu pour chaque moment d'évaluation débuté. Etant donné que différentes réponses peuvent être données pour chacun des moments d'évaluation, le profil de santé par moment d'évaluation peut également varier. Le choix entre les moments d'évaluation peut se faire dans la liste déroulante en haut à droite de la page des résultats (à la place de "Infirmier" et "Médical" dans HC et LTCF).

Remarque: les échelles de soins apparaissent également dans les profils de santé. Consulter la rubrique Téléchargements pour un aperçu et un résumé des résultats possibles des échelles de soins interRAI. Top

Pourquoi ne puis-je pas calculer de statistiques individuelles ou de groupe ?

Pour les statistiques individuelles, un instrument fermé suffit pour pouvoir générer des statistiques. En ce qui concerne l’Acute Care, il faut nécessairement une évaluation de sortie complétée et clôturée. Exemple HC

Par contre, en ce qui concerne les statistiques de groupe, il est nécessaire d’avoir des données de 3 clients différents au minimum, ce qui signifie que les résultats pour cette statistique de groupe doivent provenir de 3 clients au moins (l’élément « Ne peut pas être calculé » constitue un résultat). Si par exemple une évaluation a été démarrée, complétée et clôturée pour 3 clients différents ET que pour ces 3 clients (évaluations) le CAP Déshydratation a été calculé, une statistique de groupe est alors possible pour ce CAP. Top

PRIVACY POLICY

Questions au sujet de la politique de protection de la vie privée.

Des questions et des réflexions nous parviennent du secteur des soins en ce qui concerne les règles de protection de la vie privée dans BelRAI. A ce sujet, nous vous proposons de consulter la rubrique Privacy Policy. Top

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